Standardi s področja kongresne dejavnosti:

Kongresni urad je vzpostavil standarde za področje kongresne dejavnosti. S tem so vsi člani opravili proces standardizacije svoje ponudbe. Marca 2008 smo prvič podelil certifikate članom, ki so izpolnjevali pogoje, ki jih določa posamezen standard. Z uvedbo standardov je zagotovljena večjo preglednost za vse organizatorje dogodkov. Lažja je tudi primerljivost ponudnikov. V rubriki člani urada je navedeno kateri standard ima posamezen član. Standardi se pri članih preverjajo vsake tri leta. Več informacij.

Postopek včlanitve novih članov in standardizacija.

Standardi glede na vrsto ponudnika:

A		Lokalni kongresni urad oz. Regionalni kongresni urad / CVB
B		Profesionalni kongresni organizator / PCO
C		DMC agencija / DMC
D		Agencija za organizacijo dogodkov / Event agency
E		Kongresni in razstaviščni center / Congress & Exhibition Centre
F		Kongresni hotel / Congress Hotel
G		Hotel s konferenčnimi zmogljivostmi / Hotel with conference facilities
H		Ponudnik drugih kongresnih storitev / Other congress services
I		Prizorišče za posebne dogodke / Special venue
J		Ostala prizorišča / Other venues

Več informacij o posamezni kategoriji standarda:

Kategorija A, ki jo v angleščini imenujemo CVB (Convention and Visitors Bureau) je lahko na lokalnem, regionalnem in nacionalnem nivoju. Ta urad je lahko samostojna pravna oseba ali znotraj obstoječe turistične organizacije. Njegova glavna vloga je promocija kongresne ponudbe in povezovanje ponudnikov na lokalnem/regionalnem/nacionalnem nivoju.

Kategorija B, v angleščini PCO (Professional Congress Organiser) je ključen člen pri organizaciji kongresov in drugih vrst srečanj. Njegovo področje je zelo široko in nudi naročniku celovito tehnično pomoč za izvedbo še tako zahtevnih dogodkov. Iz vidika ponudnikov kongresnih storitev je to najbolj zahteven standard.

Kategorija C, ki ji tudi v slovenskem jeziku rečemo DMC (Destination management company) je specializirana turistična agencija za kongresno dejavnost. Ta agencija mora seveda biti uradno registrirana kot turistična agencija. Ta agencija ima celovito poznavanje destinacije za potrebe kongresne dejavnosti, ki jih predstavlja. To pomeni, da naročniku dogodka pomaga pri vseh vprašanjih, ki se navezujejo na kraj, kjer bo kongres organiziran. Od izvedbe hotelskih namestitev za udeležence do priporočil katero hrano naj udeleženci dobijo pri sprejemu na eni izmed posebnih lokacij. Naročnik tudi pričakuje, da predstavnik DMC agencije pozna zakonitosti kongresne dejavnosti.

Kategorija D, agencija za organizacijo dogodkov in v angleščini Event agency se ukvarja kakor že naslov pove z organizacijo dogodkov. V to rubriko spadajo tudi motivacijski dogodki (incentivi) in teambuilding programi, ki so namenjeni dvigovanju timskega duha. V večini primerov je naročnik takih dogodkov podjetje, ki želi promovirati svoj dogodek oz. navezati kupce na svoje proizvode. Za lažje razumevanje kongres je sestavljen iz več dogodkov.

Kategorija E so kongresni in razstaviščni centri v angleščini (Congress & Exhibition Centre). Razumljivo, da imajo oni največje kongresne zmogljivosti, tako po številu sedežev v plenarni dvorani kakor tudi število paralelnih dvoran in manjših sejnih in drugih prostorov. Kongresni centri imajo poleg tega ustrezne predprostore za izvedbo razstav, pogostitev in drugih dogodkov. Kongresni center nudi vso tehnično podporo za izvedbo še tako zahtevnih dogodkov.

Kategorija F, kongresni hotel in v angleščini Congress Hotel ima najširši spekter storitev. Glavne storitve so hotelska namestitev, dvorane s tehnično opremo in gostinske storitve. Kongresni hotel mora imeti vsaj 4 zvezdice, število hotelskih sob mora biti v nekem razmerju z velikostjo največje dvorane. Poleg tega mora imeti kongresni hotel plenarno dvorano, predprostore in dodatne dvorane, ki so v ustreznem razmerju z veliko dvorano. Nadaljnje mora hotel imeti lastno tehnično službo in gostinstvo za potrebe kongresne dejavnosti, kakor tudi prodajno osebje z izkušnjami na kongresnem področju.

Kategorija G, hotel s konferenčnimi zmogljivostmi oz. hotel with conference facilities v angleščini mora imeti vsaj 3 zvezdice. Zahteve po konferenčnih zmogljivostih so tukaj manjše in tak hotel mora imeti vsaj eno plenarno dvorano in dodatno vsaj še eno dvorano za paralelna srečanja ter ustrezen predprostor za pogostitev, registracijo, manjšo razstavo. Restavracija se ne šteje kot konferenčni prostor, mora pa jo hotel imeti.

Kategorija H, Ponudnik drugih kongresnih storitev ali Other congress services v angleščini so vsi ponudniki kongresnih storitev, ki se ne uvrščajo v druge kategorije. Tukaj najdemo avioprevoznika, letališče, ponudnike najema vozil, ponudnike tehnične opreme, cateringa, informacijskih storitev, mediji, svetovalna podjetja, izobraževalne institucije, turistične agencije in druga podjetja, ki se ukvarjajo tudi s kongresno dejavnostjo.

Kategorija I, Posebna prizorišča oz. v angleščini Special venues. V to rubriko uvrščamo vsa prizorišča, ki so zanimiva za izvedbo dogodkov. Seveda morajo imeti kulturno, zgodovinsko, arhitekturno ali tehnično vrednost in vsaj en zaprt prostor. Prizorišče mora nuditi vso podporo za izvedbo dogodka (dostop, parkirišče, tehnično, gostinsko, sanitarije, varnost in drugo).

Kategorija J, Ponudniki najema zmogljivosti, ki se ne uvrščajo v nobeno izmed kategorij, so uvrščeni v to kategorijo.